10 hàm tính toán trong Excel có thể giúp bạn xử lý lượng lớn dữ liệu trong nháy mắt

Trong thế giới số hóa hiện đại, Microsoft Excel đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong quá trình xử lý dữ liệu và phân tích số liệu. Đặc biệt, phần mềm bảng tính này còn cung cấp vô số hàm tính toán nhằm giúp người dùng tối ưu hóa quá trình xử lý dữ liệu trong công việc, nâng cao độ chính xác.

Vậy bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để tận dụng tối đa những hàm tính toán này chưa? Hãy cùng khám phá các hàm tính toán trong Excel phổ biến mà bạn sẽ có thể cần dùng trong quá trình làm việc trên bảng tính Excel nhé.

1. SUM() – Tổng các số

Mô tả: Hàm SUM() là một hàm tính toán trong Excel được sử dụng để tính tổng của một dãy số. Đây là một trong những hàm cơ bản và phổ biến nhất, giúp người dùng nhanh chóng tổng hợp dữ liệu.

Công thức chung: =SUM(number1, [number2], …)

Trong đó:

• number1, number2,…: Là các đối số mà bạn muốn tính tổng. Đối số có thể là số, dãy số, mảng, hoặc tham chiếu đến một vùng chứa số.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn có bảng dữ liệu về doanh thu hàng tháng của một năm. Để tính tổng doanh thu trong năm, bạn có thể sử dụng hàm SUM() để tổng hợp tất cả các giá trị từ tháng 1 đến tháng 12.

2. AVERAGE() – Tính giá trị trung bình

Mô tả: Hàm AVERAGE() cũng là một hàm tính toán trong Excel. Nó được sử dụng để tính giá trị trung bình của một dãy số. Hàm này rất hữu ích khi bạn muốn biết mức độ trung bình của một tập hợp dữ liệu, giúp đánh giá hiệu suất, độ hiệu quả hoặc xu hướng chung.

Công thức chung: =AVERAGE(number1, [number2], …)

Trong đó:

• number1, number2,…: Là các đối số mà bạn muốn tính giá trị trung bình. Đối số có thể là số, dãy số, mảng hoặc tham chiếu đến một vùng chứa số.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn là một giáo viên và muốn tính điểm trung bình của một học sinh dựa trên điểm của cả năm học. Bạn có thể sử dụng hàm AVERAGE() để tính điểm trung bình từ các điểm số của học sinh đó từ đầu năm đến cuối năm.

3. MAX() – Tìm giá trị lớn nhất

Mô tả: Hàm MAX() trong Excel được sử dụng để xác định giá trị lớn nhất trong một dãy số hoặc một tập hợp dữ liệu. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn biết giá trị cao nhất trong một tập hợp dữ liệu, như điểm số cao nhất của học sinh, doanh thu cao nhất trong một tháng…

Công thức chung: =MAX(number1, [number2], …)

Trong đó:

• number1, number2,…: Là các đối số mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất. Đối số có thể là số, dãy số, mảng, hoặc tham chiếu đến một vùng chứa số.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn là quản lý bán hàng và muốn biết tháng nào trong năm có doanh thu cao nhất. Bạn có thể sử dụng hàm MAX() để xác định doanh thu lớn nhất từ các giá trị doanh thu hàng tháng.

4. MIN() – Tìm giá trị nhỏ nhất

Mô tả: Hàm MIN() trong Excel giúp xác định giá trị nhỏ nhất trong một dãy số hoặc tập hợp dữ liệu. Điều này rất quan trọng khi bạn muốn biết giá trị thấp nhất trong một tập hợp dữ liệu, chẳng hạn như nhiệt độ thấp nhất trong một tuần, số lượng hàng tồn kho thấp nhất… Do đó, đây cũng là một hàm tính toán trong Excel rất phổ biến.

Công thức chung: =MIN(number1, [number2], …)

Trong đó:

• number1, number2,…: Là các đối số mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất. Đối số có thể là số, dãy số, mảng, hoặc tham chiếu đến một vùng chứa số.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn là một huấn luyện viên thể dục và muốn biết thời gian chạy nhanh nhất của một học viên trong các bài tập chạy. Sử dụng hàm MIN() sẽ giúp bạn xác định thời gian ngắn nhất mà học viên đã hoàn thành.

5. COUNT() – Đếm số lượng ô có giá trị

Mô tả: Hàm COUNT() trong Excel được sử dụng để đếm số lượng ô chứa thông tin số trong một dãy hoặc tập hợp dữ liệu. Điều này giúp bạn nhanh chóng xác định số lượng dữ liệu số trong một vùng cụ thể, loại trừ các ô trống hoặc chứa dữ liệu không phải là số.

Công thức chung: =COUNT(value1, [value2], …)

Trong đó:

• value1, value2,…: Là các đối số mà bạn muốn đếm. Đối số có thể là số, dãy số, mảng, hoặc tham chiếu đến một vùng chứa số.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn là một giáo viên và muốn biết có bao nhiêu học sinh đã hoàn thành bài kiểm tra (được biểu diễn bằng điểm số). Sử dụng hàm COUNT() sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định số lượng học sinh đã hoàn thành bài kiểm tra, dựa trên số lượng ô chứa điểm số.

6. IF() – Điều kiện

Mô tả: Hàm IF() trong Excel cho phép bạn thực hiện một thao tác hoặc trả về một giá trị dựa trên một điều kiện cụ thể. Điều này giúp bạn tạo ra các quyết định dựa trên dữ liệu và tự động hóa quá trình xử lý dữ liệu. Do đó, hàm tính toán này khá phù hợp cho việc lọc thông tin trong những bảng tính có nhiều dữ liệu.

Công thức chung: =IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Trong đó:

• logical_test: Điều kiện bạn muốn kiểm tra.
• value_if_true: Giá trị hoặc thao tác bạn muốn thực hiện nếu điều kiện là đúng.
• value_if_false: Giá trị hoặc thao tác bạn muốn thực hiện nếu điều kiện là sai.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn là quản lý bán hàng và muốn tự động phân loại doanh thu. Nếu doanh thu vượt quá mục tiêu, bạn muốn ghi chú là “Vượt mục tiêu”, nếu không thì là “Chưa đạt”. Sử dụng hàm IF() giúp bạn tự động phân loại doanh thu dựa trên mục tiêu đã đặt ra.

7. VLOOKUP() – Tìm kiếm dọc

Mô tả: Hàm VLOOKUP() trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp tìm kiếm và trích xuất dữ liệu từ một bảng. Hàm này tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị tương ứng từ một cột chỉ định. Đây là hàm rất được giới văn phòng, công sở ưa chuộng trong quá trình sử dụng Excel.

Công thức chung: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm.
• table_array: Vùng dữ liệu chứa bảng.
• col_index_num: Số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về.
• range_lookup: Tùy chọn. Nếu là TRUE (hoặc bỏ trống), VLOOKUP sẽ tìm giá trị gần nhất. Nếu là FALSE, VLOOKUP sẽ tìm giá trị chính xác.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn có một bảng danh sách nhân viên và muốn tìm lương của một nhân viên cụ thể. Bạn có thể nhập tên nhân viên vào ô E6, sau đó sử dụng VLOOKUP trong ô F6 để tìm tên nhân viên trong cột danh sách và trả về lương tương ứng từ cột lương. Sau đó, bạn chỉ cần thay đổi tên nhân viên trong ô E6 và tiền lương của nhân viên này sẽ tự động hiển thị ở ô F6.

8. HLOOKUP() – Tìm kiếm ngang

Mô tả: Hàm HLOOKUP() hoạt động tương tự như VLOOKUP, nhưng thay vì tìm kiếm dọc theo cột, nó tìm kiếm ngang theo hàng. Điều này hữu ích khi dữ liệu được sắp xếp theo hàng ngang.

Công thức chung: =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm.
• table_array: Vùng dữ liệu chứa bảng.
• row_index_num: Số thứ tự của hàng chứa giá trị cần trả về.
• range_lookup: Tùy chọn. Nếu là TRUE (hoặc bỏ trống), HLOOKUP sẽ tìm giá trị gần nhất. Nếu là FALSE, HLOOKUP sẽ tìm giá trị chính xác.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn có một bảng dữ liệu về doanh thu hàng tháng trong một năm và muốn tìm doanh thu của một tháng cụ thể. Bạn có thể nhập tên tháng vào ô A8, sau đó sử dụng HLOOKUP trong ô B8 để tìm tháng trong hàng tiêu đề và trả về doanh thu tương ứng từ hàng doanh thu. Sau đó, bạn chỉ cần thay đổi tháng trong ô A8 và doanh thu của tháng đó sẽ hiển thị tự động ở trong ô B8.

9. CONCATENATE() – Nối chuỗi

Mô tả: Hàm CONCATENATE() trong Excel giúp nối hai hoặc nhiều chuỗi lại với nhau. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn kết hợp nhiều thông tin từ các ô khác nhau thành một ô duy nhất mà không cần sử dụng các phép toán chuỗi. Do đó, hàm này sẽ hoạt động với mọi định dạng dữ liệu ở trong bảng tính của bạn.

Công thức chung: =CONCATENATE(text1, [text2], …)

Trong đó:

• text1, text2,…: Là các chuỗi hoặc tham chiếu đến các ô chứa chuỗi bạn muốn nối.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn có một danh sách tên và họ của nhân viên. Để tạo một danh sách đầy đủ với họ và tên, bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE() để nối họ và tên lại với nhau, tạo ra một danh sách tên đầy đủ. Như trong hình, bạn có thể thấy, việc nối tên của cột A và cột B có thể được thực hiện một cách khá đơn giản bằng hàm này.

10. ROUND() – Làm tròn số

Mô tả: Hàm ROUND() trong Excel giúp làm tròn một số đến một số chữ số thập phân cụ thể. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn hiển thị số liệu một cách sáng sủa và dễ đọc hoặc khi bạn cần tuân thủ các tiêu chuẩn làm tròn cụ thể.

Công thức chung: =ROUND(number, num_digits)

Trong đó:

• number: Là số bạn muốn làm tròn.
• num_digits: Là số chữ số thập phân bạn muốn làm tròn đến.

Ví dụ thực tế: Giả sử bạn là một kế toán và cần tính thuế từ một số tiền cụ thể. Kết quả thuế có thể là một số thập phân dài. Để hiển thị số tiền thuế một cách rõ ràng và dễ đọc trên hóa đơn, bạn có thể sử dụng hàm ROUND() để làm tròn số thuế đến 2 chữ số thập phân.

Tạm kết

Qua bài viết này, FPT Shop hy vọng bạn đã khám phá ra sức mạnh của các hàm tính toán trong Excel. Những hàm này không chỉ giúp chúng ta giải quyết các vấn đề tính toán phức tạp mà còn giúp tối ưu hóa công việc hàng ngày. Để trở thành một chuyên gia Excel thực sự, việc nắm vững và ứng dụng linh hoạt các hàm tính toán là điều vô cùng quan trọng. Hãy tiếp tục thực hành các hàm tính toán trong Excel để nâng cao kỹ năng và năng suất làm việc của bạn nhé!

Nếu bạn đang có nhu cầu mua một chiếc laptop mới để làm việc trên các ứng dụng văn phòng như Excel, hãy truy cập đường link bên dưới. Tại đó, bạn sẽ có thể thấy rất nhiều mẫu máy tính xách tay với chất lượng cao và giá bán phải chăng mà FPT Shop đang kinh doanh.

Xem thêm:

• Cách đưa file Excel lên Google Sheet để dễ dàng chia sẻ và làm việc nhóm hiệu quả
• Cách đổi tên sheet trong Excel đơn giản, dân văn phòng không thể không biết