nexsoft.vnKhi nào thì cần cần so sánh 2 cột trong Excel
Khi nào thì cần so sánh 2 cột trong Excel:
- Khi bạn muốn tìm sự khác biệt giữa hai cột dữ liệu.
- Khi bạn cần so sánh lượng dữ liệu giữa 2 cột.
- Khi bạn cần tìm điểm trùng lặp hoặc điểm chung giữa 2 cột dữ liệu.
Cách so sánh 2 cột trong Excel bằng hàm cực đơn giản
Excel là một công cụ thông minh được đông đảo người dùng sử dụng trong công việc và học tập. Excel llaf công cụ được nhân viên văn phòng sử dụng nhiều bởi những tính năng chuyên nghiệp vượt trội nó. Để kiểm tra sự khác biệt thông tin giữa các cột trong Excel, bạn cần sử dụng hàm so sánh. Đây là tính năng rất cần thiết và quan trọng, đặc biệt nếu bạn sử dụng Excel để nhập liệu.
Biết cách so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel bằng hàm sẽ giúp các bạn tối ưu hóa thời gian làm việc và làm việc trên Excel nhanh chóng, thuận tiện hơn. Vậy còn chần chừ gì nữa chúng ta hãy nhau tìm cách so sánh 2 cột trong Excel bằng hàm cực đơn giản ngay dưới đây nhé!
Cách dùng hàm EXACT để so sánh 2 cột trong Excel
Phân tích ưu nhược điểm khi sử dụng hàm EXACT để so sánh 2 cột trong Excel:
- Ưu điểm: Dễ sử dụng, so sánh nhanh.
- Nhược điểm: Phân biệt chữ hoa chữ thường, dữ liệu chỉ có thể được so sánh theo đường ngang.
Cú pháp của hàm là: =EXACT(Text1;Text2)
Áp dụng như sau:
- Text1: Dữ liệu đầu tiên được so sánh.
- Text2: Dữ liệu thứ hai cần so sánh.
Một số lưu ý nhở khi dùng hàm EXACT để so sánh 2 cột trong Excel:
- Hàm Exact so sánh hai chuỗi văn bản, trả về True nếu hai chuỗi giống nhau và trả về False nếu hai chuỗi dữ liệu khác nhau.
- Hàm Exact phân biệt chữ hoa và chữ thường khi so sánh.
Để dễ hình dung hơn thì ở đây mình có ví dụ cụ thể thế này:
Ở dưới đây mình có 2 cột để so sánh như trong hình dưới đây.
Bước 1: Tại ô cần so sánh, nhập công thức với cú pháp “=Exact($A$2:$A$7;$B$2:$B$7)”
Trong đó:
- $A$2:$ A $7: Dữ liệu ở cột 1 cần được so sánh.
- $B$2:$B$7: Dữ liệu ở cột 2 cần được so sánh.
Lưu ý: Trong công thức này mình để 2 địa chỉ trong công thức là địa chỉ tuyệt đối để khi kéo xuống áp dụng cho các ô tiếp theo sẽ không bị sai kết quả.
Bước 2: Nhấn Enter và xem Giá trị trả về.
Trong đó:
- True: Dữ liệu giống nhau.
- False: Dữ liệu khác nhau.
Bước 3: Nhấn và giữ ô vuông nhỏ ở góc ô bạn vừa nhập công thức xong bạn kéo nó xuống để áp dụng cho các ô bên dưới.
Như bạn thấy, sau khi nhập hàm và nhấn Enter sẽ trả về “True” và “False”. Trong đ, các loại trái cây viết hoa ở cả hai cột đều trả về giá trị đúng, các loại trái cây còn lại trả về giá trị sai.
Sử dụng hàm COUNTIF để so sánh trong Excel
Phân tích ưu nhược điểm khi sử dụng hàm COUNTIF để so sánh trong Excel:
- Ưu điểm: Bạn có thể so sánh hai cột dữ liệu một cách chính xác và không phân biệt chữ hoa chữ thường.
- Nhược điểm: Các bước thực hiện của hàm khá dài và phức tạp.
Cú pháp của hàm là: =COUNTIF(Area;Criteria)
Trong đó:
- Range: Vùng chứa dữ liệu cần dùng để đếm (tham số bắt buộc).
- Criteria: Điều kiện có thể đếm dữ liệu (tham số bắt buộc).
- Hàm Countif đếm số ô đáp ứng các điều kiện nhất định trong phạm vi dữ liệu đã chọn.
Để bạn có thể hình dung rõ hơn bạn hãy theo dõi ví dụ dưới đây:
Bước 1: Đặt tên cho cột dữ liệu 1. Ở bước này việc đầu tiên bạn cần làm là “chọn cột đầu tiên chứa dữ liệu”. Sau đó bạn “vào ô địa chỉ” và “nhập tên là Danhsach1” rồi “nhấn Enter”.
Bước 2: Đặt tên cho cột dữ liệu 2. Bước này cũng giống như Bước 1 nhưng là dành cho cột 2.
Bước 3: Bạn hãy quét “chọn toàn bộ cột dữ liệu Danhsach1” rồi sau đó bạn “chọn thẻ Home”.
Bước 4: Sau đó bạn hãy “chọn Conditional Formatting” và “chọn New Rule”.
Bước 5: Lúc này hộp thoại hiện lên thì bạn “chọn Use a formula to determine which cells to format”.
Bước 6: Bạn hãy “nhập công thức =COUNTIF(Danhsach2,A2)=0” xong bạn “chọn Format” là xong.
Giải thích công thức:
Công thức này có nghĩa là các loại trái cây trong Danhsach2 được tính và so sánh với giá trị của Danhsach1 từ ô A2.
Còn phần =0 thì có nghĩa là nếu không có quả nào giống Danhsach1 trong Danhsach2 thì Excel sẽ hiểu quả này là 0, và chúng ta định dạng giá trị 0 này theo cùng màu với ví dụ.
Bước 7: Tiếp tục khi “hộp thoại Format Cells” xuất hiện kích bạn “chọn thẻ Fill” và lựa chọn màu để đánh dấu loại quả không có trong Danhsach2 giống với ví dụ và “nhấn OK”.
Bước 8: Sau đó bạn “nhấn OK lần nữa” để áp dụng tương tự vào Danhsach1.
Bước 9: Quét “chọn toàn bộ cột dữ liệu Danhsach2” sau đó “chọn thẻ Home”.
Bước 10: Sau đó bạn “chọn Conditional Formatting” rồi “chọn New Rule”.
Bước 11: Lúc này hộp thoại hiện lên thì bạn “chọn Use a formula to determine which cells to format”.
Bước 12: Cuối cùng bạn “nhập công thức =COUNTIF(Danhsach1;C3)=0” và “chọn Format” là xong.
Giải thích công thức:
Công thức này có nghĩa là các loại trái cây trong Danhsach1 được tính và so sánh với giá trị trong Danhsach2 bắt đầu từ ô C3.
Còn phần =0 thì có nghĩa là nếu không có quả nào giống Danhsach2 trong Danhsach1 thì Excel sẽ hiểu quả này là 0, và chúng ta định dạng giá trị 0 này theo cùng màu với ví dụ.
Bước 13: Tiếp tục khi “hộp thoại Format Cells” xuất hiện kích bạn “chọn thẻ Fill” và lựa chọn màu để đánh dấu loại quả không có trong Danhsach1 giống với ví dụ và “nhấn OK”.
Bước 14: Sau đó bạn “nhấn OK lần nữa” để áp dụng tương tự vào Danhsach2 là xong.
Sau khi thực hiện so sánh xong thì bạn sẽ nhận được kết quả như hình dưới đây.
Một số lỗi thường gặp khi so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong excel
Việc so sánh dữ liệu giữa hai cột trong Excel không quá phức tạp. Vì vậy, bất kỳ ai cũng có thể thực hiện dễ dàng và nhanh chóng để làm việc với Excel thoải mái hơn. Khi so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong Excel, các bạn đặc biệt chú ý sửa các lỗi sau:
Lỗi không khớp dữ liệu
Lỗi sai lệch dữ liệu khi so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong Excel có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau như: nhập dữ liệu sai hoặc không đúng, dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự khác…
Để giải quyết vấn đề này, vui lòng thực hiện như sau: Kiểm tra kỹ dữ liệu để xem liệu dữ liệu được nhập có chính xác hay không.
Lỗi sai cú pháp công thức
Ngoài lỗi không khớp dữ liệu thì lỗi sai cú pháp công thức cũng là lỗi thường gặp nhất. Nguyên nhân gây ra lỗi này là do: nhập sai tên hàm, sai cú pháp hàm, dùng sai tham chiếu ô,…
Để giải quyết vấn đề này không có cách nào khác ngoài việc nhập đúng cú pháp công thức hàm. Ngoài ra, bạn phải đảm bảo rằng các tham chiếu ô trong công thức là chính xác.
Lỗi vùng dữ liệu không chính xác
Lỗi vùng dữ liệu không chính xác thường xảy ra vì nhiều lý do, chẳng hạn như: nếu chọn sai vùng dữ liệu và vùng dữ liệu có định dạng khác. Việc sửa lỗi này cực kỳ dễ dàng tất cả những gì bạn cần làm là đảm bảo rằng bạn chọn đúng dữ liệu từ phạm vi so sánh và đảm bảo rằng phạm vi đã chọn có cùng định dạng.
Lỗi trùng lặp dữ liệu
Lỗi trùng lặp dữ liệu thường xảy ra khi làm việc với Excel. Bạn nên đặc biệt chú ý đến lỗi này để quá trình làm việc được diễn ra nhanh chóng và chủ động nhất có thể. Để khắc phục lỗi này thì bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm kiếm những ô có dữ liệu trùng lặp.
Lỗi sai định dạng dữ liệu
Lỗi sai định dạng dữ liệu cũng gây ra lỗi khi so sánh dữ liệu giữa 2 cột trong Excel. Để khắc phục lỗi trong tình huống này thì bạn cần sử dụng công cụ định dạng để định dạng dữ liệu ở cả hai cột giống nhau.
Kết
Như vậy bài viết “Cách so sánh 2 cột trong Excel bằng hàm cực đơn giản” tới đây xin được kết thúc. Chúng tôi hy vọng các thông tin mà chúng tôi chi sẻ đến bạn thật sự hữu ích. Và với những hướng dẫn trên bạn có thể dùng hàm so sánh trong Excel để áp dụng vào thực tiễn hiệu quả. Nếu bạn có bất kì thắc mắc nào xin hãy để lại trong phần bình luận bên dưới nhé. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của chúng tôi và hẹn gặp lại bạn trong những bài viết sau nha!
Bạn có thể tham khảo một số mẫu phụ kiện điện thoại, tablet, laptop chất lượng, giá tốt của FPT shop.
- Phụ kiện chính hãng, giá rẻ
Xem thêm:
- Cách sử dụng hàm CHOOSE trong Excel dễ dàng và hiệu quả nhất
- Cách sửa lỗi excel không chạy công thức dễ dàng và hiệu quả
