8 bước thêm verified logo vào email doanh nghiệp chi tiết nhất 2023

nexsoft.vn 19/01/2024
8 bước thêm verified logo vào email doanh nghiệp chi tiết nhất 2023

Hiện nay, do sự gia tăng của các cuộc tấn công spam và giả mạo trên mạng Internet, nhiều người dùng trở nên lo lắng về nguy cơ bị lừa đảo. Để tăng cường sự tin cậy và an toàn, việc thêm verified logo vào email doanh nghiệp hoạt động như một chứng thực rằng email này thực sự thuộc về công ty bạn, giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi họ nhận và mở email. Bài viết này từ Vietnix sẽ hướng dẫn bạn cách để thực hiện dễ dàng, tăng cường độ tin cậy cho các email doanh nghiệp.

Tại sao nên thêm verified logo vào email doanh nghiệp?

Email là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là doanh nghiệp đang hoạt động trên trang WordPress. Bên cạnh đó, bạn phải đảm bảo rằng email của bạn đã được gửi và thực sự được đọc bởi người dùng và khách hàng.

Có một vấn đề là người dùng sẽ nhận được nhiều email mỗi ngày bao gồm thư rác và lừa đảo. Họ có thể thắc mắc liệu email của bạn có an toàn hay không và tránh nhấp vào chúng. Vì thế, việc email có logo đã xác thực của doanh nghiệp sẽ giúp họ cảm thấy yên tâm và đáng tin cậy hơn khi nhấp vào.

Ví dụ về email có logo được xác thực
Ví dụ về email có logo được xác thực

BIMI là một tiêu chuẩn email mới viết tắt của ‘Brand Indicators for Message Identification‘. BIMI sẽ xác minh các email thực sự được gửi từ doanh nghiệp. Logo thương hiệu của bạn sẽ được hiển thị bên cạnh các email để nâng cao sự tin tưởng.

Vị trí và cách hiển thị của logo thương hiệu sẽ tùy thuộc vào ứng dụng email mà người dùng đang sử dụng, và một số nhà cung cấp dịch vụ email hoàn toàn không hiển thị logo đã xác thực. Tuy nhiên, tiêu chuẩn BIMI đang được ngày càng nhiều ứng dụng email hỗ trợ, đặc biệt là trên thiết bị di động.

Ứng dụng BIMI áp dụng cho các email

Tuy nhiên, việc thêm verified logo vào email doanh nghiệp rất phức tạp vì có rất nhiều bước cần phải hoàn thành và sẽ mất một khoảng thời gian. Trong bài viết này, Vietnix sẽ hướng dẫn bạn từng bước thêm verified logo vào email doanh nghiệp.

Bước 1. Tạo địa chỉ email doanh nghiệp chuyên nghiệp

Khách hàng thường không tin tưởng các email đến từ một tài khoản email chung. Một địa chỉ email tên miền tùy chỉnh sẽ chuyên nghiệp hơn và mang lại uy tín cho doanh nghiệp. Hãy đảm bảo rằng bạn có một tên miền sử dụng cùng tên miền với website của mình.

Nếu địa chỉ email doanh nghiệp chưa có tên giống với tên miền trang web thì bạn có thể thiết lập một địa chỉ trong năm phút theo hướng dẫn của Vietnix về cách tạo địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí.

Chọn sử dụng tên miền bạn đã sử dụng
Chọn sử dụng tên miền bạn đã có

Sau khi có địa chỉ email mới, bạn cần thay đổi mail exchange (MX) trên trang web. Bản ghi MX cho máy chủ internet biết nơi gửi email đến và từ tên miền trang web. Bạn sẽ cần tìm thông tin chi tiết về bản ghi MX mới từ nhà cung cấp dịch vụ email và sau đó thay đổi bản ghi MX cho website WordPress.

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng địa chỉ email mới của mình để nhận email thông báo từ WordPress. Để làm điều đó, bạn cần xem thêm hướng dẫn về cách thay đổi email quản trị trong WordPress.

Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm về các dịch vụ email doang nghiệp trong bài viết dưới đây:

Bước 2. Thiết lập DMARC để xác thực email doanh nghiệp

Sau khi đã có một địa chỉ email tùy chỉnh sử dụng tên miền, bạn có thể thiết lập DMARC (Domain-based Message Authentication & Conformance) cho miền.

Điều này cho phép các máy chủ email (Mail Server) nhận thấy sự khác biệt giữa email doanh nghiệp thật sự và email giả từ những kẻ lừa đảo sử dụng địa chỉ của bạn. DMARC bảo vệ người dùng và khách hàng khỏi các cuộc tấn công lừa đảo và cũng giúp email không bị đánh dấu là thư rác.

BIMI yêu cầu các email phải được DMARC xác thực trước khi logo doanh nghiệp hiển thị trên email. Điều này sẽ đảm bảo rằng logo chỉ được hiển thị trên các email thực sự đến từ chính doanh nghiệp đó. Từ đó, tất cả các email đáng ngờ đều bị từ chối hoặc cô lập.

Thiết lập DMARC bằng cách thêm bản ghi DNS mới vào miền. Code mà bạn thêm sẽ tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh có thể tìm hiểu thêm trên trang web DMARC. Nếu bạn muốn máy chủ email từ chối tất cả các email đáng ngờ, bản ghi DNS sẽ như sau:

Hoặc, nếu bạn muốn cô lập các email đáng ngờ, code sẽ tương tự như sau:

Tùy thuộc vào nhu cầu của người dùng, bản ghi DNS có thể chứa một số code bổ sung. Đảm bảo rằng bạn thay đổi địa chỉ email trả về thành địa chỉ doanh nghiệp của mình, địa chỉ này sẽ được sử dụng để gửi cho bạn các báo cáo DMARC về các email lừa đảo đã bị từ chối hoặc bị cô lập.

Phương pháp chính xác bạn cần sử dụng để thêm bản ghi DNS sẽ phụ thuộc vào công ty đăng ký tên miền mà bạn đang sử dụng. Nếu bạn đang sử dụng Vietnix , thì bạn cần phải đăng nhập vào portal Vietnix, kéo xuống mục Domains > Zone Editor.

Đăng nhập vào portal Vietnix, kéo xuống mục Domains > Zone Editor
Đăng nhập vào portal Vietnix, kéo xuống mục Domains > Zone Editor

Thao tác này sẽ liệt kê các tên miền bạn sở hữu. Sau khi tìm đúng tên miền, nhấp vào ‘Manage‘. Trên trang tiếp theo, bạn nhấp vào button ‘Add Record‘ và chọn ‘Add DMARC Record‘ để thêm bản ghi TXT mới vào cài đặt DNS của mình.

Chọn đúng tên miền, nhấp 'Manage'
Chọn đúng tên miền, nhấp ‘Manage’
Nhấp vào button Add Record và chọn Add DMARC Record

Bây giờ bạn có thể thêm bản ghi DMARC. Dán code DMARC mà bạn đã chọn ở trên vào field Raw, để cài đặt TTL là giá trị mặc định.

Dán code DMARC mà bạn đã chọn ở trên vào, để cài đặt TTL là giá trị mặc định

Sau khi nhấp vào button ‘Save Record‘, cài đặt DNS sẽ được cập nhật. Tuy nhiên, giống như bất kỳ thay đổi DNS nào, bạn sẽ cần đợi tối đa 48 giờ để cài đặt có hiệu lực.

Bước 3. Tạo logo thương hiệu cho doanh nghiệp

Bạn có thể coi logo là ảnh đại diện cho doanh nghiệp, logo giúp khách hàng nhận diện và liên kết doanh nghiệp với một hình ảnh thương hiệu. Bạn sẽ sử dụng logo trên trang web, tài khoản mạng xã hội, bản tin email và danh thiếp.

Nếu bạn chưa có logo thương hiệu cho doanh nghiệp thì bước đầu tiên là tạo một logo, ​​mua logo hoặc thuê người thiết kế logo. Đối với BIMI, logo cần phải ở định dạng Scalable Vector Graphics (SVG). Đây là định dạng hình ảnh vector sẽ đảm bảo rằng logo hiển thị đẹp mắt dù là ở kích thước nào.

Bạn có thể xem thêm bài viết sau để hiểu hơn:

Tạo logo doanh nghiệp

Bạn có thể tự tạo logo bằng phần mềm thiết kế web hoặc trình tạo logo miễn phí. Chỉ cần đảm bảo rằng ứng dụng có thể lưu logo ở định dạng SVG, chẳng hạn như Adobe Illustrator, Affinity Designer, Inkscape hoặc Sketch. Logo email BIMI cũng phải tuân theo các nguyên tắc sau để tương thích với các dịch vụ email khác nhau:

  • Căn giữa để có thể hiển thị ở dạng hình vuông, hình vuông có các góc bo tròn hoặc hình tròn.
  • Có solid background, không phải nền trong suốt.
  • Được lưu dưới dạng file SVG.
  • Càng nhỏ càng tốt và dưới 32 KB.

Thuê một designer chuyên nghiệp để tạo logo

Nếu bạn không phải là một designer, thì bạn có thể gặp khó khăn trong việc tạo ra một logo đẹp mắt. Thay vào đó, bạn có thể thuê một nhà thiết kế chuyên nghiệp để tạo logo cho doanh nghiệp của mình. Dù thế nào thì logo phải thỏa tiêu chí hình ảnh SVG và tuân thủ các nguyên tắc chung của BIMI, như được liệt kê ở trên.

Làm cho logo tuân thủ BIMI

BIMI Group hiện yêu cầu logo SVG ở một định dạng cụ thể có tên là SVG P/S (SVG Tiny Portable/Secure). Tuy nhiên, định dạng này rất mới và hiện tại không có công cụ đồ họa nào có thể lưu ở định dạng này.

Điều đó có nghĩa là bạn phải thay đổi file logo để có thể tuân thủ quy tắc của BIMI. Bạn có thể dùng code để thay đổi file logo bằng cách làm theo hướng dẫn trên trang web chính thức của BIMI. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ chuyển đổi SVG để sửa đổi file cho bạn.

Bước 4. Đăng ký bảo hộ thương hiệu logo được hợp pháp

Bước tiếp theo là đăng ký nhãn hiệu cho logo. Điều này là bắt buộc vì BIMI sử dụng Verified Mark Certificates (VMC) để xác minh quyền sở hữu logo thương hiệu. VMC hiện chỉ khả dụng cho các logo đã được đăng ký thương hiệu.

Điều này sẽ đảm bảo rằng không ai khác có thể sử dụng logo của bạn vì logo đã được xác minh, giúp bảo vệ người dùng khỏi những kẻ lừa đảo.

Logo thương hiệu sẽ cần phải được đăng ký nhãn hiệu với văn phòng sở hữu trí tuệ được các tổ chức phát hành VMC công nhận, bao gồm:

  • Văn phòng Sáng chế và Thương hiệu Hoa Kỳ.
  • Văn phòng sở hữu trí tuệ Canada.
  • Văn phòng Sở hữu trí tuệ Liên minh Châu Âu.
  • Văn phòng Sở hữu trí tuệ Vương quốc Anh.
  • Văn phòng Sáng chế và Thương hiệu Đức.
  • Văn phòng Thương hiệu Nhật Bản.
  • Văn phòng Sáng chế và Thương hiệu Tây Ban Nha O.A.
  • Cơ quan Sở hữu trí tuệ IP Úc.
  • Văn phòng Sở hữu trí tuệ Ấn Độ.
  • Văn phòng Sở hữu trí tuệ Hàn Quốc.
  • Viện Quốc gia Sở hữu Công nghiệp Brazil.
  • Viện Quốc gia Sở hữu Công nghiệp Pháp.
  • Văn phòng Sở hữu trí tuệ Benelux.
  • Bộ Văn hóa Đan Mạch.
  • Văn phòng Sở hữu trí tuệ Thụy Điển.
  • Viện Liên bang Sở hữu trí tuệ Thụy Sĩ.
  • Văn phòng Sở hữu trí tuệ New Zealand.

Nộp đơn đăng ký nhãn hiệu là một quy trình pháp lý cần được xử lý cẩn thận. Có thể mất một chút thời gian, vì vậy hãy đảm bảo bạn bắt đầu càng sớm càng tốt.

Vietnix khuyên bạn nên thuê một luật sư để giúp bạn đăng ký nhãn hiệu. Bạn cũng có thể sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ pháp lý trực tuyến như CorpNet, chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý cho các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân với chi phí thấp.

Bước 5. Tải logo thương hiệu lên trang web

Bây giờ bạn cần tải logo doanh nghiệp của mình lên trang web có cùng tên miền với địa chỉ email.

Tải file logo lên thư viện media

Nhiều người dùng sẽ thấy việc tải file logo lên thư viện media WordPress đơn giản hơn. Tuy nhiên, vì hình ảnh SVG có chứa code nên WordPress không cho phép bạn tải chúng lên theo mặc định, nhằm bảo vệ trang web trong trường hợp bạn lấy file từ một nguồn không đáng tin cậy.

Bạn sẽ cần xem thêm hướng dẫn 3 cách thêm file SVG trong WordPress. Vietnix đề cập đến một số phương pháp, nhưng cách dễ nhất là sử dụng một đoạn trích từ thư viện tạo sẵn của WPCode.

Sử dụng WPCode để tải ảnh SVG

Sau đó, điều hướng đến Media > Library. Bạn có thể tải lên logo của mình bằng cách kéo và thả hoặc nhấp vào button ‘Add New‘ ở đầu màn hình.

Thêm logo vào thư viện hình ảnh

Khi hình ảnh đã được tải lên, bạn cần nhấp vào hình ảnh đó để mở trang đính kèm logo của mình. Tại đây, bạn sẽ thấy 1 button nơi bạn có thể sao chép URL của logo vào clipboard. Bạn nên giữ một bản copy URL này ở một nơi an toàn vì sau đó bạn sẽ cần trong hướng dẫn này.

Copy URL của logo vào clipboard

Tải lên file logo bằng FTP

Nếu bạn có nhiều chuyên môn hơn thì bạn có thể sử dụng FTP để tải file lên trang web. Sau đó, nhấp chuột phải vào file và sao chép URL của logo vào clipboard. Bạn cũng nên dán URL này vào một nơi an toàn vì bạn sẽ cần sử dụng tiếp trong hướng dẫn này.

Sao chép logo vào clipboard để tải lên bằng FTP

Bạn có thể xem thêm bài viết dưới đây về top FTP Clients tốt nhất cho người dùng Mac và Windows:

Bước 6: Đăng ký Verified Mark Certificate (VMC)

Bước tiếp theo là đăng ký VMC (Verified Mark Certificate). VMC giúp xác minh rằng tổ chức của bạn là chủ sở hữu hợp pháp của logo thương hiệu. Để làm điều này, bạn sẽ cần liên hệ với cơ quan chứng nhận đủ tiêu chuẩn BIMI là: DigiCert và Entrust Datacard.

Quá trình đăng ký sẽ yêu cầu bạn gửi file SVG của logo thương hiệu mà bạn đã tạo trước đó. Khi đơn đăng ký VMC của bạn được chấp thuận, cơ quan chứng nhận sẽ gửi cho bạn một file chứng chỉ thực thể dạng Privacy Enhanced Mail (PEM). Bạn cần tải file này lên trang web của mình bằng FTP.

Sau đó, bạn cần sao chép URL của file vào clipboard và lưu trữ ở nơi an toàn cùng với URL của logo mà bạn đã sao chép trước đó. Bạn sẽ cần cả hai URL này trong bước tiếp theo.

Sao chép file VMC vào khay nhớ tạm

Bây giờ, bạn đã đặt tất cả các phần vào đúng vị trí để bật Brand Indicators for Message Identification (BIMI) cho miền. Đó là những gì bạn sẽ làm tiếp theo.

Bước 7: Bật Logo được xác thực bởi BIMI cho email doanh nghiệp

Để bật BIMI, bạn cần thêm một bản ghi TXT khác vào cài đặt DNS của mình, giống như khi bạn thiết lập bản ghi DMARC trước đó. Bản ghi sẽ bao gồm các URL tới logo và chứng chỉ VMC như sau:

Đảm bảo rằng bạn thay thế các URL của logo và chứng chỉ bằng các URL mà bạn đã lưu trước đó. Ngoài ra, bạn có thể tạo code mình cần bằng Công cụ tạo BIMI.

Điều hướng trở lại cài đặt DNS cho miền như bạn đã làm ở bước 2 của hướng dẫn này, nhưng thay vì chọn chọn ‘Add DMARC Record‘ thì bạn chọn ‘Add TXT Record‘. Sau đó, thêm một bản ghi TXT mới. Field Host Record phải là ‘default_.bimi‘, theo sau là dấu chấm và tên miền.

Chọn ‘Add TXT Record’

Trong field Text Value, dán code bạn đã tạo ở trên, để trường TTL với giá trị mặc định. Sau đó, nhấp vào button ‘Save Record‘ để lưu cài đặt. Có thể mất tới 48 giờ để bản ghi mới lan truyền trên internet. Giờ đây, người dùng sẽ thấy logo đã được xác minh bên cạnh email doanh nghiệp của bạn.

Bạn có thể tham khảo cách tạo TXT SPF record trong bài viết sau:

Bước 8: Xác minh rằng BIMI được thiết lập chính xác

Sau tất cả công việc bạn vừa thực hiện để thêm verified logo cho email doanh nghiệp, bạn nên đảm bảo mọi thứ đều hoạt động bình thường. Cách tốt nhất để làm điều đó là truy cập Công cụ tạo và tra cứu BIMI. Chỉ cần nhập tên miền của bạn để nhận báo cáo kiểm tra việc bạn tuân thủ các tiêu chuẩn BIMI.

Công cụ tạo và tra cứu BIMI

Báo cáo sẽ cho biết liệu bản ghi DMARC có tuân theo thông số kỹ thuật của BIMI hay không, báo cáo cũng sẽ hiển thị nội dung của bản ghi DNS BIMI, bản xem trước của logo đã xác thực và liệu chứng chỉ VMC của bạn có tuân thủ BIMI hay không.

Nếu phát hiện thấy bất kỳ sự cố nào, thì báo cáo sẽ cung cấp cho bạn thêm chi tiết về sự cố và cách bạn có thể khắc phục sự cố đó.

Lời kết

Vietnix hy vọng hướng dẫn này đã giúp bạn hiểu cách thêm logo đã được xác minh vào email doanh nghiệp của mình. Bạn cũng có thể muốn xem thêm so sánh sự khác biệt giữa WordPress.com và WordPress.org, và hướng dẫn thiết kế web WordPress chuyên nghiệp từ A-Z. Chúc bạn thành công!